După radierea unei firme, arhiva nu dispare: documentele contabile, de personal și cele justificative trebuie păstrate pe perioadele prevăzute de reglementări, iar răspunderea pentru păstrare revine, în principiu, unor persoane stabilite prin lege sau prin actele de lichidare. Mulți antreprenori află acest lucru abia după radiere, când le sunt cerute documente. Iată greșelile care apar cel mai des și cum le poți evita.
Greșeala 1: crezi că radierea elimină orice obligație de păstrare
Radierea încheie existența firmei ca persoană juridică, dar nu șterge istoria ei. Autoritățile, foștii angajați, partenerii sau chiar foștii asociați pot avea nevoie de documente peste ani. De pildă, un fost angajat poate avea nevoie de acte pentru a-și dovedi vechimea, iar un control fiscal poate cere verificări pentru perioada de activitate. Din acest motiv, obligația de păstrare continuă, iar perioadele diferă după tipul documentului.
Perioadele și regulile exacte trebuie verificate cu un contabil sau cu un jurist, pentru că reglementările pot fi modificate. Nu te baza pe ce ai auzit de la alții și nu arunca nimic până nu ești sigur.
Greșeala 2: nu stabilești cine păstrează arhiva
În procesul de lichidare, se stabilește, de obicei, cine preia documentele după radiere: un asociat, lichidatorul sau o persoană desemnată. Dacă nu se clarifică acest lucru, arhiva rămâne fără responsabil, se pierde sau este distrusă. Scrie în actele de lichidare cine o preia, unde se află și cum poate fi consultată. Informații despre rolul persoanelor implicate în procesul de închidere găsești în secțiunea despre închidere și suspendare.
Alege o persoană de încredere, cu adresă stabilă. Cel care păstrează arhiva trebuie să poată fi găsit ani de zile, iar schimbarea datelor de contact trebuie comunicată celor interesați.
Greșeala 3: păstrezi totul sau nimic
Unii păstrează fiecare hârtie, alții aruncă tot imediat. Ambele extreme sunt greșite. Înainte de radiere, sortează documentele în trei categorii: cele permanente (acte constitutive, hotărâri, bilanțuri), cele cu termen de păstrare (documente contabile, de personal, fiscale) și cele fără valoare de arhivă (ciorne, duplicate). Păstrează primele două categorii și elimină-le pe a treia, notând ce ai făcut.
- actele constitutive și modificările lor;
- registrele și documentele contabile;
- documentele de personal și de salarizare;
- contractele importante și corespondența relevantă;
- documentele privind lichidarea și radierea.
Greșeala 4: îți păstrezi arhiva în condiții nepotrivite
Documentele ținute în pivniță, la umezeală, sau în cutii amestecate cu alte lucruri se degradează. Alege un loc uscat, ferit de lumină și de dăunători, pune documentele în cutii etichetate și fă un registru de arhivă cu conținutul fiecărei cutii. Dacă o arhivezi electronic, folosește formate stabile și două copii de siguranță, pe suporturi diferite. Verifică periodic dacă fișierele se deschid.
Atenție la documentele cu date personale. Ele trebuie protejate de acces neautorizat, iar la distrugere trebuie folosit un procedeu sigur, cum ar fi tocarea. Orice distrugere se consemnează într-un proces-verbal.
Greșeala 5: uiți de foștii angajați și de partenerii care vor cere documente
Peste ani, un fost angajat poate cere o adeverință pentru perioada lucrată. În lipsa arhivei, el nu își poate dovedi vechimea ușor, iar tu sau persoana care păstrează documentele poate fi pusă în dificultate. Prin urmare, dosarele de personal și evidențele de salarizare sunt printre cele mai importante documente de păstrat. Notează undeva cum poate fi contactat păstrătorul arhivei și informează foștii angajați, la plecare, unde pot cere documente.
La fel pentru parteneri: contractele și facturile pot fi cerute în cazul unor litigii sau verificări. Un registru clar al arhivei scutește timp și stres.
Greșeala 6: nu planifici distrugerea la termen
Pentru fiecare categorie de documente, notează termenul de păstrare și data la care pot fi eliminate. La expirare, nu le arunca la întâmplare: verifică dacă nu există un control sau un litigiu în curs, care ar putea cere păstrarea lor mai departe. Apoi distruge-le sigur și consemnează acțiunea. Fără această disciplină, arhiva crește fără sens sau, dimpotrivă, se pierd documente încă necesare.
Greșeala 7: nu lași nicio instrucțiune scrisă
Persoana care păstrează arhiva poate fi indisponibilă, se poate muta sau poate fi înlocuită. Dacă nu ai lăsat în scris unde se află documentele, ce conțin și cine are dreptul să le consulte, informația se pierde. Redactează o notă scurtă, de o pagină, pe care o pui în cutia principală și o trimiți și celorlalți asociați. Notează adresa, persoana de contact, locul de păstrare și lista categoriilor de documente. O asemenea notă, simplă, poate face diferența peste cinci sau zece ani.
Dacă te muți în alt oraș sau schimbi locuința, anunță pe cei interesați. Arhiva nu trebuie să rămână într-un spațiu închiriat sau într-o locuință părăsită, de unde nu mai poate fi recuperată ușor.
Cine poate cere acces la documente
Documentele unei firme radiate pot fi cerute de autorități, de foști angajați, de foști asociați și de terți cu interes legitim. Păstrătorul arhivei nu ar trebui să dea documente oricui, ci doar celor care justifică o cerere și, dacă există date personale, cu respectarea regulilor de protecție a acestora. Ține un registru al cererilor primite și al documentelor eliberate, cu data și persoana care le-a solicitat. Astfel, ai dovada că arhiva a fost gestionată responsabil.
Un plan simplu de arhivare la închidere
Înainte de radiere, fă o listă a documentelor, stabilește cine le preia, mută-le într-un spațiu adecvat și redactează un proces-verbal de predare. Păstrează o copie a listei împreună cu actele de radiere. Dacă ai nevoie de ghiduri despre alte aspecte ale administrării unei firme, vezi RevistaFirmelor, dar pentru cerințele exacte privind termenele și răspunderea adresează-te unui specialist care îți cunoaște actele.
