O persoană fizică autorizată are obligații fiscale mai ușoare decât un SRL, dar prețul unei greșeli rămâne comparabil: plafoane trecute fără ca cineva să observe, contribuții calculate eronat sau termene ratate. Pentru astfel de situații, REALCONT, companie de contabilitate cu activitate din 2004, a construit un serviciu de contabilitate PFA, iar articolul de față rezumă conținutul lui și regulile care îl însoțesc. Informațiile provin din materialele publicate de companie și pot sta la baza unei discuții cu un specialist.
Ce include un serviciu de contabilitate PFA
Clienții serviciului de contabilitate PFA furnizat de REALCONT sunt PFA-urile la normă de venit și cele în sistem real, întreprinderile individuale și profesiile liberale, de la medici și avocați până la arhitecți, specialiști IT sau consultanți. Sediul companiei este în București, iar serviciile de contabilitate PFA București se prestează și online, pentru clienți din toată țara: facturile și încasările se transmit electronic, iar registrele, declarațiile și termenele sunt preluate de echipa de contabilitate, oriunde ar activa clientul.
Potrivit descrierii companiei, serviciul se compune din următoarele elemente:
- evidența în partidă simplă, adică registrul de evidență fiscală, jurnalul încasărilor și plăților și evidența facturilor emise;
- declarația D212: calculul venitului net și al contribuțiilor sociale, plus depunerea ei, atât inițială, cât și rectificativă, dacă situația o cere;
- calculul obligațiilor: impozit pe venit, CAS și CASS, cu explicații și termene de plată;
- facturare și e-Factura: emiterea corectă a facturilor și folosirea RO e-Factura acolo unde există obligația;
- monitorizarea plafoanelor pentru TVA și contribuții, cu avertizare înaintea atingerii lor;
- consultanță la încadrare: normă de venit sau sistem real, coduri CAEN adecvate și optimizarea legală a taxelor.
Costul final depinde de volumul documentelor și de sistemul de impozitare, iar lista actelor necesare se stabilește în urma unei convorbiri despre activitatea desfășurată. În general sunt utile certificatul de înregistrare sau decizia administrației financiare, facturile emise, documentele de încasare și plată, extrasele de cont și declarațiile anterioare.
Normă de venit sau sistem real: cum se alege încadrarea
Alegerea dintre cele două regimuri influențează direct suma plătită către stat. În sistemul real, cota de 10% se aplică venitului net, adică diferenței dintre încasări și cheltuielile deductibile. La norma de venit, cota este tot de 10%, dar baza o constituie norma fixată de ANAF, fără legătură cu încasările efective. Varianta este accesibilă numai până la încasări anuale de 25.000 de euro, echivalentul a circa 126.038 de lei la cursul mediu din 2025; peste acest prag, trecerea la sistemul real devine obligatorie începând cu anul următor.
Alegerea normei nu elimină însă obligațiile: rămân registrul de evidență, declarația anuală și urmărirea plafoanelor pentru TVA și contribuții. REALCONT observă că multe PFA-uri la normă pierd bani tocmai fiindcă nimeni nu le monitorizează pragurile, iar o evidență a încasărilor ținută la zi arată din timp când trecerea la celălalt regim devine necesară.
CAS și CASS: plafoane, baze de calcul și deduceri
Contribuția de asigurări sociale, adică CAS, este de 25% și privește exclusiv veniturile din activități independente. Ea funcționează pe baze raportate la salariul minim, care în ghidurile REALCONT este de 4.050 de lei. Dacă venitul net din 2025 nu atinge 12 salarii minime, plata este opțională și servește doar stagiului de cotizare. Când venitul net se situează între 12 și 24 de salarii minime, se aplică o bază de 12 salarii (48.600 de lei), iar contribuția anuală este de 12.150 de lei; peste 24 de salarii minime, baza se oprește la 24 de salarii, cu o contribuție de 24.300 de lei. Baza este un plafon, nu venitul efectiv, deci peste prag un venit mai mare nu mai atrage un CAS mai mare.
La CASS, procentul este tot de 10%, calculat din venitul net, dar pornind de la un prag inferior: baza nu coboară sub 6 salarii minime (2.430 de lei), cu excepții, de pildă pentru persoanele care obțin și venituri salariale. Pentru veniturile din 2025, baza superioară este de 60 de salarii minime, plafonând astfel contribuția anuală la 24.300 de lei, iar pentru veniturile realizate în 2026 limita urcă la 72 de salarii minime (29.160 de lei). Un detaliu uitat frecvent: CASS-ul plătit este deductibil la calculul impozitului pe venit în sistemul real.
Declarația D212: termen, plată și greșeli care costă
În ghidul dedicat formularului sunt prezentate regulile pentru declarația unică în 2026: depunerea se face online, prin Spațiul Privat Virtual, de regulă până la 25 mai a anului următor celui în care au fost realizate veniturile, odată cu plata integrală a impozitului și a contribuțiilor. A dispărut componenta estimativă: nu se mai depune o declarație pentru anul în curs și nici nu se mai plătesc tranșe obligatorii, ci se declară o singură dată pe an, pe cifre deja realizate. Termenele care cad într-o zi nelucrătoare se mută în ziua lucrătoare următoare.
Întârzierea se plătește: ghidul menționează dobânzi de 0,02% pe zi, penalități de întârziere de 0,01% pe zi la care se adaugă, pentru sumele omise din declarație, o penalitate de 0,08% pe zi. În practică revin mai ales următoarele erori:
- continuarea la norma de venit după depășirea plafonului de 25.000 de euro;
- neluarea în calcul a veniturilor din investiții la CASS, în special a dividendelor sau a dobânzilor încasate prin mai mulți intermediari;
- omiterea deducerii CASS din impozit, deși dreptul există în sistemul real;
- compararea venitului brut, în loc de cel net, cu pragurile exprimate în salarii minime;
- depunerea formularului fără plata sumelor datorate.
PFA sau SRL: când are sens trecerea la o societate
Mulți antreprenori ajung la întrebarea dacă un SRL nu ar fi o variantă mai potrivită. Răspunsul depinde de venituri, de cheltuieli și de planurile de dezvoltare, iar REALCONT propune confruntarea celor două variante pe cifre concrete. Contează și criteriile nefiscale: la PFA răspunderea angajează întregul patrimoniu personal, pe când la SRL ea se limitează, de regulă, la capitalul social, iar administrarea unei societăți presupune contabilitate în partidă dublă și mai multă disciplină documentară.
Dacă o astfel de mutare are sens, REALCONT îndrumă antreprenorul prin intermediul unui avocat colaborator din Baroul București, pentru partea de consultanță și asistență la ONRC, și preia apoi contabilitatea noii societăți. Înmatricularea efectivă este dispusă de ONRC, nu de firma de contabilitate.
Concluzia practică este că o contabilitate PFA bine condusă se sprijină pe patru elemente: un registru ținut la zi, o încadrare aleasă pe baza calculelor, plafoane urmărite constant și o declarație depusă cu acte complete. Pentru profesioniștii independenți care nu doresc să gestioneze singuri aceste obligații, predarea lor unei echipe ca cea de la REALCONT reduce riscul de erori și lasă timp pentru activitatea propriu-zisă.
